No son pocos los casos en los que las sociedades mercantiles no depositan en tiempo y forma las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
La Ley de Sociedades de Capital (LSC) es clara al respecto y, en su artículo 253 recoge la obligatoriedad por parte de los administradores de formular las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social.
En este sentido, y una vez las cuenta hayan sido aprobadas por la Junta General, las mismas deberán ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación.
Pero ¿qué sucede si el órgano de administración no cumple con su obligación y las cuentas no son depositadas?
CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE DEPÓSITO DE CUENTAS
La LSC determina en su artículo 282 que el incumplimiento por parte del órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas en el plazo referido, conllevará la imposibilidad de presentar documento alguno referido a la sociedad en el Registro Mercantil.
Si bien es cierto que el apartado segundo del artículo mencionado recoge una serie de excepciones que sí podrán inscribirse (cese o dimisión de administradores, revocación de poderes, etc.), la regla principal es que la sociedad se enfrentará a un escenario de posible bloqueo con los perjuicios que eso puede conllevar.
En el mismo sentido, la normativa también recoge la posibilidad de que el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas imponga una multa a la mercantil que puede ir desde los 1.200 € a los 60.000 €. Esta multa podrá elevarse a los 300.000 € si la sociedad o el grupo tienen una facturación anual superior a los 6 millones de euros.
El Reglamento del Registro Mercantil (RRM) recoge las mismas consecuencias que la LSC, así, en su artículo 378.1 establece que se llevará a cabo el cierre del Registro por la falta de depósito de las cuentas; exceptuando los mismos actos anteriormente detallados.
Es importante tener una visión global sobre el escenario ante el que una mercantil puede encontrarse, pues el cierre registral supone que buena parte de los actos ordinarios dentro de la vida administrativa de la una compañía no puedan inscribirse y, por ende, se produzca una paralización que conlleve graves daños a la actividad económica de la empresa.
Un supuesto que no pocas veces se ha dado, es la caducidad del cargo del órgano de administración durante este período, analizado ya en un artículo anterior y que, unido al cierre registral por la falta de depósito de cuentas, sitúa a la empresa en un estado de acefalia difícil de gestionar.
SOLUCIONES Y EXCEPCIONES AL CIERRE REGISTRAL
En primer lugar, debemos diferenciar dos escenarios que, en la práctica, se han venido confundiendo y han dado lugar a distintas resoluciones por parte de la Dirección General de Registros y del Notariado.
Por un lado, nos encontramos ante la imposibilidad de cierre registral del apartado 5 del mencionado artículo 378 RRM, esto es, que se acredite por el órgano de administración, durante el período legal de depósito y mediante firmas legitimas, que las cuentas no han sido aprobadas. A aquel extremo se deberá de acompañar bien la causa de la no aprobación, bien copia autorizada del acta notarial de la Junta general en la que conste la no aprobación. Esta situación deberá acreditarse cada seis meses.
Este escenario permitirá que no se lleve a cabo el cierre registral.
De otro modo, y en el supuesto del apartado 7 del mismo artículo 378, nos encontramos con un cierre registral que ya se ha producido y ante el que cabe una solución concreta.
En este caso, se deberá acreditar la falta de aprobación de cuentas en cualquiera de las modalidades anteriormente descritas en el apartado 5 y la misma podrá llevarse a cabo en cualquier momento.
Destacar que la causa de no aprobación de cuentas no tiene que estar motivada, bastando la certificación del órgano de administración.
La DGRN ha resuelto en numerosas ocasiones situaciones como las aquí planteadas, así ante tal circunstancia y denegación por parte del Registrador de la reapertura del Registro, los motivos esgrimidos han sido siempre:
a) El cierre del Registro únicamente procede para el caso de incumplimiento de una obligación, la de depositar las cuentas anuales, y no por el hecho de que no hayan sido aprobadas o porque los administradores no las hayan formulado.
b) Que, dichas normas, por su carácter sancionador, han de ser objeto de interpretación estricta, y atendiendo además a los principios de legalidad y tipicidad a que están sujetas las infracciones administrativas y su régimen sancionador, con base en la consolidada doctrina del Tribunal Constitucional.
c) Que, por ello, al condicionarse el levantamiento del cierre registral únicamente a la acreditación de la falta de aprobación en la forma prevista en el artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil, que establece como uno de medios de justificación la certificación del órgano de administración con expresión de la causa de la falta de aprobación, sin que se distinga según cuál sea dicha causa, excedería del ámbito de la calificación del Registrador determinar si la expresada resulta o no suficiente a tales efectos.
d) Que, por cuanto antecede, la norma del mencionado artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil, al permitir el levantamiento del cierre registral cuando «en cualquier momento» se acredite la falta de aprobación de las cuentas «en la forma prevista en el apartado 5» del mismo artículo no puede ser interpretada, como pretende el Registrador, exigiendo que esa justificación documental se presente en el Registro dentro del plazo de un año, toda vez que dicha norma presupone que el cierre registral se ha producido, precisamente, por el transcurso de dicho plazo (cfr. artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).
Por todo lo anterior, procede estar alerta y depositar las cuentas conforme marca la normativa actual. Caso de no poder llevar a cabo el depósito, sería recomendable encomendarse al apartado 5 del artículo 378 RRM y, subsidiariamente, y caso de que nos haya precluido el plazo y se haya producido el cierre registral, acudir al apartado 7 del citado precepto para proceder a su reapertura.